10 Tips Menggunakan Zoom Meeting Yang Wajib Diketahui oleh Pemula

 Aplikasi video conferencing terbaik dapat melakukan lebih dari sekedar pertemuan tatap muka secara virtual. Aplikasi tersebut memungkinkan kamu menunjukkan apa yang ada di layarmu kepada semua orang didalam pertemuan  yang sedang melakukan video conference, memberikan kontrol rapat ke orang lain dengan mulus, dan melakukan perekaman saat pertemuan virtual dimulai. Layanan video konferensi video Zoom menawarkan fitur-fitur ini dan masih banyak lagi, beberapa di antaranya berada pada menu pengaturan yang jarang orang ketahui. Tips dan trik berikut dapat kamu gunakan ketika pertama kali menggunakan zoom meeting.

tips menggunakan zoom

1. Menjadwalkan Pertemuan Secara Otomatis


Jika kamu ingin menjalankan banyak pertemuan virtual dan ingin mengatur jadwal pertemuan secara otomatis, kamu bisa menggunakan salah satu fitur zoom yang memungkinkan kamu dapat menghubungkan jadwal pertemun dengan  aplikasi penjadwalan pertemuan virtual dengan mengaitkan pertemuan dengan Zoom, dan Gogle Calander.

2. Melakukan Pertemuan dengan Alamat URL yang Sama


Bagi kamu yang ingin melaksanakan rapat yang terjadwal misalnya untuk rapat mingguan, bulanan, dan pertemuan terjadwal rutin lainnya, Zoom memungkinkan kamu membuat rapat yang dialkukan secara berulang. Ada dua keuntungan menggunakan pengaturan ini. Pertama, aplikasi Zoom memungkinkan kamu untuk mengunci semua pengaturan konferense yang kamu inginkan dan siap sedia ketika ingin digunakan. Kedua, penggunaan secara berulang dapat menggunakan URL yang sama, jadi kamu tidak perlu mengirim link yang baru ke peserta.

Selain itu, jika kamu ingin menggunakan Zoom dengan grup yang sama secara teratur yang tidak dipengaruhi oleh jadwal, kamu mengaktifkan fitur Zoom yang dapat diatur di menu opsi yang disebut Tanpa Waktu Tetap, yang memungkinkan kamu menggunakan ruangan virtual yang sama dan ID rapat berulang kali dengan grup yang sama. Opsi ini sangat disarankan untuk pendidikan yang menggunakan Zoom sebagai ruang kelas virtual mereka.

3. Mengecek Kehadiran

 

Fitur yang satu ini merupakan fitur umum dalam aplikasi Zoom. Apabila kamu menggunakan Zoom untuk mengadakan acara wajib, seperti kegiatan perkuliahan atau sesi pelatihan. Kamu mungkin ingin tahu siapa yang hadir. Kamu bisa mendapatkan informasi itu dari laporan setelah rapat selesai. Daftar peserta untuk semua rapat ada di bagian Zoom Account Management> Reports. Cari Laporan Penggunaan, lalu klik Rapat untuk menemukan rapat yang Anda inginkan, pilih jenis laporan dan rentang tanggal, dan buat laporan.

Persyaratan: Untuk membuat daftar peserta, Anda harus menjadi 1) penyelenggara rapat, 2) dalam peran dengan Laporan Penggunaan diaktifkan, atau 3) administrator atau pemilik akun. Kamu juga memerlukan paket Pro, Mitra API, Bisnis, atau Pendidikan.

4. Mengumpulkan Informasi dari Peserta


Selain mendapatkan laporan lembar kehadiran, kamu juga dapat mengumpulkan informasi dari peserta rapat tentang diri mereka sebelum mereka bergabung dalam panggilan. Misalnya, kamu mungkin ingin meminta peserta memberikan nama, afiliasi perusahaan, atau industrinya. Untuk mengumpulkan informasi ini, pertama-tama Anda perlu meminta Pendaftaran, sebuah opsi yang ditemukan di tab Rapat Saya pada aplikasi web Zoom. Kemudian, Anda dapat menyiapkan formulir yang harus diisi oleh peserta sebelum mereka dapat bergabung dalam rapat.

Untuk formulir pendaftaran, Zoom menyediakan fitur standar, seperti nama dan afiliasi perusahaan, yang dapat kamu tambahkan menggunakan kotak centang. Untuk menambahkan pertanyaan atau bidang baru, lompat ke tab yang disebut Pertanyaan Kustom. Jika kamu menggunakan Zoom untuk menjalankan acara digital seperti webinar, kamu mungkin ingin mengizinkan peserta mendaftar melalui formulir di situs web kamu atau aplikasi manajemen acara. Otomatisasi adalah cara terbaik untuk memastikan bahwa setiap orang yang mendaftar ke webinar Anda kemudian terdaftar di Zoom.

Persyaratan: Untuk meminta informasi peserta dalam Zoom, tuan rumah harus memiliki akun Pro. Selain itu, rapat tidak dapat menjadi ID Rapat Pribadi kamu.

5. Melakukan Rekaman Video Ketika Pertemuan Berlangsung


Zoom memungkinkan kamu untuk merekam panggilan konferensi web kamu sebagai video, fitur praktis ini berguna untuk berbagi rapat dengan orang-orang yang mungkin tidak mengikuti pertemuan ataupun hanya sebatas melihat dan mendengar kembali hasil pembicaraan. Saat melakukan perekaman video, kamu dapat memilih apakah akan menggunakan opsi lokal atau cloud. Lokal berarti kamu menyimpan file video sendiri, baik secara lokal di komputer kamu atau di ruang penyimpanan lain yang kamu sediakan. Dengan Cloud, kamu hanya dapat mengaksesnya apabila kamu telah berlangganan akun pro. Zoom menyimpan video di penyimpanan cloud-nya (tipe akun yang berbeda datang dengan jumlah penyimpanan yang berbeda). Salah satu kemudahan dari opsi cloud adalah orang-orang dapat melakukan streaming video di browser web setelah siap.

Saat membuat video dari panggilan konferensi, terdapat hal yang membuat perbedaan besar dalam kualitas akhir video yang dapat dioptimalkan di opsi pengaturan. Misalnya, beberapa panggilan mungkin bergaya siaran, di mana hanya penyelenggara yang muncul di layar. Dalam kasus tersebut, atur Zoom untuk hanya merekam audio dan video host. Panggilan lain mungkin bergaya rapat kolaboratif, dalam hal ini Anda ingin merekam semua orang. Pastikan untuk menjelajahi pengaturan Zoom setidaknya beberapa menit sebelum merekam panggilan.

Persyaratan: Untuk merekam video, kamu memerlukan Zoom di macOS, Windows, atau Linux. Jika Anda tidak melihat opsi untuk merekam, periksa pengaturan kamu di aplikasi web (di bawah Pengaturan Rapat Saya ) atau minta administrator akun kamu mengaktifkannya.

6. Melakukan Sesi Anotasi Kolaboratif


Berbagi layar memungkinkan host panggilan untuk menampilkan apa pun yang ada di layar mereka kepada semua orang dalam panggilan tersebut. Alat anotasi memungkinkan semua peserta rapat menggambar dan menyorot apa yang ada di layar, yang dapat sangat membantu saat mendiskusikan materi visual, seperti maket, desain grafis, dan sebagainya.

Untuk membuat anotasi saat melihat layar bersama orang lain, pilih Opsi Tampilan dari atas jendela Zoom, lalu pilih Anotasi . Bilah alat muncul dengan semua opsi Anda untuk membuat anotasi, termasuk teks, gambar, panah, dan sebagainya. Penyaji dapat menggunakan tombol simpan pada bilah alat untuk menangkap gambar lengkap dengan anotasi sebagai tangkapan layar. Kamu juga dapat menonaktifkan anotasi tamu sama sekali.

7. Menambah Akses Co-Host


Rapat melalui aplikasi Zoom dapat dipimpin lebih dari satu orang. Seorang perwakilan pertemuan mungkin ingin secara kooperatif mengontrol rapat bersama seorang eksekutif, atau tim. Dengan menggunakan lebih dari satu pemimpin mungkin lebih baik menggunakan co-host. Apa pun keadaan kamu, kamu dapat memulai panggilan Zoom dan memiliki lebih dari satu orang sebagai penanggung jawab dilaksanakannya pertemuan virtual.

Untuk menggunakan alat co-hosting, Anda harus mengaktifkannya terlebih dahulu di Pengaturan Rapat Zoom . Cari tab Rapat dan pilih opsi Co-host. Kemudian, saat kamu memulai rapat, tunggu rekan yang ingin kamu jadikan co-host untuk bergabung, dan tambahkan orang tersebut dengan mengeklik tiga titik yang muncul saat kamu mengarahkan kursor ke kotak video mereka. Atau, Anda dapat membuka jendela Peserta, pilih Kelola Peserta , arahkan kursor ke nama rekan penyelenggara, dan pilih Lainnya untuk menemukan opsi Jadikan Co-Host.

Persyaratan: Untuk menggunakan hosting bersama, kamu memerlukan akun Pro, Bisnis, Pendidikan, atau Mitra API dengan Zoom, dan Anda perlu menjalankan di macOS, Windows, Android, atau iOS (bukan Linux atau web). Jika opsi tidak muncul, minta administrator akun Anda untuk mengaktifkan pengaturan di tab Rapat agar mempunyai hak host bersama.

8. Membuat Ruang Tunggu (Waiting Room)


Zoom memungkinkan peserta melakukan panggilan video dengan atau tanpa kehadiran pembawa acara. Grup kecil terkadang menyukai opsi ini karena mereka memiliki waktu beberapa menit untuk mengobrol sebelum rapat resmi dimulai. Dalam beberapa situasi, bisa jadi kemungkinan hal buruk akan terjadi saat pertemuan seperti ketidakteraturan peserta dan sebagainya. Solusi yang lebih baik adalah membuat ruang tunggu virtual, di mana peserta tetap ditahan sampai Anda mengizinkan mereka masuk pada waktu yang sama atau satu per satu.

Tepatnya bagaimana mengaktifkan ruang tunggu tergantung pada bagaimana kamu mengatur opsi pertemuan kamu. Fitur ini dapat diakses oleh semua jenis zoom mulai dari gratisan hingga pro yang dapat kamu gunakan untuk meningkatkan tingkat keberhasilan rapat atau pertemuan secara virtual.

9. Memungkinkan Orang Lain Menjadwalkan Pertemuan Virtual


Orang yang bekerja dengan asisten akan menyukai opsi ini di Zoom yang memberikan hak penjadwalan kepada orang lain. Siapa pun yang mengelola kalender kamu, dapat menjadwalkan panggilan Zoom untuk kamu. Untuk mengatur hak istimewa asisten penjadwalan, masuk ke Zoom, buka Pengaturan Rapat , dan lihat di bawah Lainnya. kamu akan melihat tanda "tambah" di sebelah Tetapkan Hak Istimewa Penjadwalan. Tambahkan asisten penjadwalan Anda dengan mengetik alamat email mereka dan selesaikan dengan mengklik Tetapkan.

Setelah kamu menambahkan asisten penjadwalan, mereka harus keluar dari Zoom dan masuk kembali agar fitur tersebut bekerja. Mulai saat ini, asisten kamu dapat membuat rapat untuk orang lain dengan menggunakan alat Jadwal. Cari Opsi Tingkat Lanjut atau Opsi Rapat (bergantung pada versi Zoom yang Anda gunakan), dan ikuti perintah untuk membuat rapat baru.

Persyaratan: Pemegang akun Zoom utama dan setiap orang yang menerima hak penjadwalan semuanya harus memiliki lisensi Pro atau Corp. Dan untuk webinar, baik pemegang akun maupun penjadwal harus memiliki lisensi webinar.

10. Menggunakan Tombol Pintas


Jika Anda menggunakan Zoom lebih dari sekali seminggu, ada beberapa pintasan keyboard yang perlu dipelajari agar menghemat waktu akses kamu terhadap fitur-fitur yang disediakan oleh zoom.

  • Tekan Cmd+ I(macOS) atau Alt+ I(Windows) untuk melompat ke jendela Undang, di mana Anda dapat mengambil tautan ke rapat atau mengirim undangan ke orang lain melalui email.
  • M untuk "mute". Tekan Cmd+ Ctrl+ M(macOS) atau Alt+ M(Windows) jika Anda adalah penyelenggara rapat dan ingin menonaktifkan semua orang di telepon.
  • S untuk "sharing" layar. Tekan Cmd+ Shift+ S(macOS) atau Alt+ Shift+ S(Windows) untuk berbagi layar Anda.


0 komentar

Posting Komentar